Winkel én webwinkel: hoe houd je je voorraad kloppend?

Je voorraad klopt als er één plek is die bepaalt hoeveel je van elk artikel hebt, en als je kassa en je webwinkel allebei naar die plek kijken. Verkoop je iets aan de toonbank, dan gaat het meteen van je online voorraad af. Zonder die koppeling loop je altijd achter de feiten aan.

Eén voorraad of twee?

Er zijn twee manieren om het te regelen. Allebei werken ze, zolang je er bewust voor kiest.

• Eén gedeelde voorraad. Alles wat in de winkel ligt, is ook online te koop. Je haalt meer omzet uit dezelfde spullen, maar het artikel van een online bestelling kan net in de handen van een klant in je winkel liggen.
• Twee aparte voorraden. Je zet een deel apart voor de webwinkel, bijvoorbeeld op een eigen stelling in het magazijntje achter. Dat is overzichtelijk, maar de winkel kan uitverkocht zijn terwijl er achter nog genoeg ligt.

Begin je net met online verkopen, dan is één gedeelde voorraad met een buffer vaak de eenvoudigste start. Je webwinkel toont dan één of twee stuks minder dan er echt liggen. Zo vang je verkopen op die nog niet verwerkt zijn, zoals het laatste exemplaar uit de etalage.

Koppel je kassa aan je webwinkel

Met een koppeling tussen je kassasysteem en je webwinkel wordt een verkoop aan de kassa direct online afgeboekt, en andersom. Vraag je kassaleverancier en je webwinkelpakket of ze met elkaar kunnen praten. Let daarbij op drie dingen.

1. Eén systeem is de baas. Spreek af waar je de voorraad bijwerkt: in de kassa of in de webwinkel. Pas je hem op twee plekken aan, dan raakt het snel in de war.
2. Dezelfde artikelnummers. Gebruik in de winkel en online dezelfde code per artikel, het liefst de barcode (EAN) die op het product staat. Verkoop je kleding of schoenen, dan geldt dat per maat en per kleur.
3. De snelheid. Vraag na of de voorraad direct wordt bijgewerkt of pas na een paar minuten of een uur. Op een drukke zaterdag maakt dat verschil.

Heb je nog geen kassasysteem met een koppeling? Houd dan in elk geval de voorraad in je webwinkel zelf bij, en tel vaker na.

Waar het misgaat

De bekendste fout: online staat een artikel op uitverkocht, terwijl het gewoon op de plank ligt. Of andersom: een klant bestelt online iets wat al lang verkocht is. Bijna altijd zit het in een handeling die niet in het systeem terechtkomt.

• Een nieuwe levering ligt al in de winkel, maar is nog niet ingeboekt.
• Een verkoop gaat als "diversen" door de kassa, zonder dat het artikel gescand is.
• Een klant brengt iets terug in de winkel. Het hangt weer in het rek, maar staat niet terug in de voorraad.
• Etalage- en showmodellen tellen mee, maar zijn eigenlijk niet te verkopen.
• Breuk, diefstal of een cadeautje voor een vaste klant wordt niet afgeboekt.

Een vast telmoment helpt. Tel elke week je twintig best lopende artikelen en vergelijk dat met wat je systeem zegt. Klopt het niet, zoek dan uit welke handeling ontbrak. Vooral retouren verdienen aandacht, lees daarover meer in Retouren van online bestellingen: wat moet je regelen?

Wanneer leg je een deel van je voorraad bij een fulfilmentpartij?

Een fulfilmentpartij slaat je voorraad op, pakt je online bestellingen in en verstuurt ze. Dat wordt interessant als de webwinkel zo groeit dat de winkel eronder lijdt. Herken je een paar van deze signalen?

• Het magazijntje achter staat vol dozen voor online.
• Je pakt op zaterdag bestellingen in tussen de klanten door.
• Je hebt artikelen die vooral online lopen, zoals de grote maten of de complete kleurenreeks.
• Online bestellingen blijven liggen als jij een dag vrij bent.

Je hoeft dan niet je hele voorraad weg te zetten. Een logische verdeling is: wat vooral in de winkel verkoopt, blijft in de winkel, en de online voorraad gaat naar de fulfilmentpartij. Je werkt dan bewust met twee voorraden, dus het systeem van die partij moet met je webwinkel kunnen praten. eWarehousing in Heinenoord werkt bijvoorbeeld met een eigen voorraadsysteem met klantportaal en app, dat koppelt met elke gangbare webwinkel.

Spreek ook af hoe je voorraad tussen de twee plekken verschuift, bijvoorbeeld als een artikel in de winkel opraakt. Twijfel je nog of uitbesteden al zinvol is, reken het dan eerst uit met je eigen uren in Zelf inpakken of uitbesteden: wanneer kantelt het?

Je eerste stap: pak morgen voor openingstijd je tien best lopende artikelen erbij. Tel wat er in de winkel en achter ligt, en leg dat naast wat je webwinkel zegt. Het verschil laat je zien waar je voorraad lekt, en daar begin je.