Zelf inpakken of uitbesteden: wanneer kantelt het?

Zelf inpakken blijft verstandig zolang het in je dag past zonder dat de winkel of je groei eronder lijdt. Het kantelt op het moment dat je structureel uren aan bestellingen kwijt bent die je liever aan klanten, inkoop of nieuwe producten besteedt. Dat merk je meestal eerder in je agenda dan in je cijfers.

Signalen dat inpakken de winkel in de weg zit

In het begin is inpakken leuk. Elke bestelling voelt als een kleine overwinning. Maar met elke extra bestelling sluipt er meer werk in je dag, en ineens bepaalt de stapel dozen hoe je dag eruitziet.

• Klanten in de winkel wachten, omdat jij achter de toonbank nog een doos dichtplakt.
• Je magazijntje, je schuur of je woonkamer is een inpakruimte geworden.
• Op zaterdag, je drukste winkeldag, blijven online bestellingen liggen tot maandag.
• Je pakt 's avonds na sluitingstijd nog in.
• Een week ziek of op vakantie betekent dat de webwinkel stilvalt.
• Er gaat vaker iets mis: een verkeerde maat, een vergeten artikel, een label op het verkeerde pakket.

Herken je er drie of meer, dan is het tijd om te rekenen.

Reken het uit met je eigen uren

Je hebt geen spreadsheet vol formules nodig. Met vier vragen kom je een heel eind. Hieronder staat een voorbeeld met verzonnen cijfers, die je vervangt door je eigen cijfers.

1. Hoeveel bestellingen verwerk je per week? In dit voorbeeld 60.
2. Hoeveel minuten kost één bestelling, van begin tot eind? Artikel pakken, inpakken, label printen, naar het pakketpunt brengen en af en toe een retour verwerken. Stel 8 minuten. Dat is 60 × 8 = 480 minuten, ofwel 8 uur per week.
3. Wat levert een uur van jou op als je het niet aan inpakken besteedt? Denk aan een uur extra in de winkel, een uur inkoop of een uur aan je webwinkel. Stel dat dat uur je € 40 (fictief) oplevert.
4. Wat kost inpakken je dus per week? 8 uur × € 40 = € 320 (fictief) per week, of € 1.280 (fictief) per maand van vier weken.

Dozen, vulmateriaal en verzendkosten heb je ook als je uitbesteedt, al kunnen de bedragen dan anders uitvallen. Laat ze in deze eerste som daarom weg. Wat wel meetelt, is de ruimte die je terugkrijgt in de winkel of thuis.

Leg je uitkomst daarna naast een offerte van een fulfilmentpartij. Wat zo'n partij rekent, verschilt per product en per hoeveelheid, dus vraag het op voor jouw situatie. Meet stap 2 trouwens echt, want uit je hoofd schat je het al snel te laag.

Wat je eerst zelf kunt verbeteren

Voor je uitbesteedt, loont het om je eigen manier van werken op te schonen. Soms win je zo genoeg tijd om nog een flinke periode zelf door te gaan.

• Vaste inpakmomenten. Pak één of twee keer per dag in, bijvoorbeeld voor openingstijd en na de lunch. Tussendoor inpakken kost meer tijd dan je denkt.
• Een vaste inpakplek. Dozen in twee of drie maten, tape, vulmateriaal, een labelprinter en een weegschaal binnen handbereik.
• Online voorraad op een vaste plek. Zet wat vaak online verkoopt bij elkaar en vooraan, dan loop je niet voor elke bestelling de hele winkel door.
• Alles in één ronde. Print de labels van alle bestellingen achter elkaar, in plaats van één voor één tussen de klanten door.
• Laten ophalen. Vraag je vervoerder of hij de pakketten bij je kan ophalen. Een dagelijkse rit naar het pakketpunt kost ook tijd.
• Hulp op drukke dagen. Een zaterdaghulp of scholier kan na een korte uitleg prima inpakken.

Wanneer uitbesteden de logische stap is

Heb je die verbeteringen doorgevoerd en blijf je toch uren kwijt, dan is uitbesteden het overwegen waard. Dat geldt zeker als je wilt groeien zonder er een eigen opslagruimte bij te huren. Een fulfilmentpartner neemt dan de opslag, de pick & pack (het verzamelen en inpakken van een bestelling), het verzenden en de retouren van je over.

Je hoeft niet alles in één keer om te gooien. Je kunt beginnen met alleen de voorraad voor online, terwijl de winkel zijn eigen voorraad houdt. Hoe je die twee kloppend houdt, lees je in Winkel én webwinkel: hoe houd je je voorraad kloppend?

Vraag bij een kennismaking door op wat voor jou telt: op welke dagen er gewerkt wordt, hoe je je voorraad kunt volgen en of de partij met jouw webwinkel koppelt. eWarehousing in Heinenoord werkt bijvoorbeeld zes dagen per week, van maandag tot en met vrijdag en op zondag, en heeft een eigen voorraadsysteem met klantportaal en app.

Je eerste stap: zet morgen bij elke inpakronde een timer aan en schrijf de minuten op. Na een week heb je je eigen cijfer voor stap 2 van de rekensom. Dan weet je of het al kantelt, of dat een vaste inpakplek je voorlopig genoeg lucht geeft.